Prisen defineres som pris pr rom/person og natt inkludert alle elementer oppdragsgiver har krevd i kravspesifikasjonen og leverandøren har tilbudt i sitt tilbud. 

I det åpne markedet varierer prisen på hotelltjenester med etterspørselen. Etterspørselen varierer gjerne med ukedagene, men den påvirkes også i stor grad av sesong, eventuelle større arrangementer og andre lokale forhold. 

De fleste hoteller har ulike kategorier av rom, eksempelvis brukes betegnelser som «standardrom», «forretningsrom», «suiter» og lignende. De ulike rommene har gjerne ulike kvaliteter og ulike priser. Som innkjøper må man definere hvilken kvalitet og hvilke «romkategorier» som skal inngå i avtalen. 

Det er også viktig å være bevisst på hvilken prismodell man velger og hvordan denne påvirker priser, tilgjengelighet og fordeler risiko mellom oppdragsgiver og leverandør. Som innkjøper har vi et ansvar for å tilrettelegge for god og sunn konkurranse. Dette innebærer balanserte vilkår og gjennomtenkte konkurranser og kontrakter. 

Som oppdragsgiver er man ofte tjent med å bære risiko for forhold som påvirker prisutviklingen. Dette innebærer en aksept for at disse forholdene vil endre seg i løpet av avtalens varighet. Alternativet til dette vil være at leverandøren må ta risikoen for denne utviklingen. Denne risikoen vil normalt medføre at leverandøren tar et påslag i prisen for å bære risikoen.

Slik er det også i markedet for hotelltjenester. Over tid vil man i de fleste tilfeller oppleve gjennomsnittlig lavere pris ved såkalte dynamiske priser enn ved faste priser. Markedsundersøkelser foretatt i forbindelse med utarbeidelse av denne veilederen peker i samme retning. En dynamisk pris innebærer at prisen du tilbys flyter med markedsprisen. Det er vanlig at man i avtalen har avtalt en fast rabatt på den til enhver tid gjeldende prisen på det åpne markedet. Den dynamiske prisen kan kombineres med en avtalt maksimalpris.

Last Room Availability (omtalt som LRA) er faste priser. Disse skiller seg fra de dynamiske prisene ved at man som oppdragsgiver har tilgang på rom til den samme faste prisen helt til alle rom (i avtalte kategorier) er fullbooket. Dette sikrer høy grad av forutsigbarhet for oppdragsgiver, men den faste prisen vil trolig være høy sammenlignet med markedspris i perioder med lavere «trykk» i markedet. I perioder med høyere «trykk» i markedet kan den faste prisen være lavere enn markedspris.

En tredje prismodell er såkalt Non Last Room Availability (omtalt som NLRA). Dette innebærer faste priser inntil en viss belegningsgrad på hotellet. Det er noe ulike regler for beregning av dekningsgrad, men felles for alle NLRA-betingelser er at hotellet kan øke prisen når belegget på hotellet når visse nivåer. En NLRA-pris vil oftest være lavere enn LRA, men det innebærer økt usikkerhet for den enkelte oppdragsgiver.

Vi vil nedenfor beskrive de tre ulike prismodellene og belyse egenskaper/effekter av den enkelte modellen.

​

Evaluering av pris

Hvordan evalueringen av tildelingskriteriene skal gjøres bør beskrives i konkurransegrunnlaget. Det er naturlig at pris pr rom/natt legges til grunn ved evalueringen av pris. Dette gjelder både for LRA og NLRA.

I selve prisevalueringen benyttes gjerne matematiske formler. Se eventuelt nærmere generell veiledning om tilbudsevaluering på www.anskaffelser.no.

​

For dynamiske/flytende priser er prisevaluering mer utfordrende da det ikke eksisterer én pris som kan legges til grunn for evalueringen. Maksimalprisen som er omtalt ovenfor kan trolig legges til grunn, men den skal normalt sett sjelden anvendes. Som beskrevet ovenfor må den enkelte oppdragsgiver vurdere lovligheten av å benytte dynamiske/flytende priser. Sentrale stikkord i denne vurderingen er a) hvordan evalueringen av tilbud og valg av leverandør skal gjøres, og b) hvordan kan vi som oppdragsgiver være sikker på at vi har valgt det beste tilbudet når prisen varierer gjennom avtalens løpetid?