Sykehusinnkjøp. Design og implementering: Arc Giraff

Veileder

for anskaffelse av hotelltjenesten – rom/frokost

Introduksjon

Denne veilederen er etablert for å tilrettelegge for at alle hotell, inkludert frittstående hotell og mindre hotellkjeder skal kunne delta i anskaffelse av hotelltjenester - rom/frokost. Med hotelltjenester menes her overnatting i standard rom, inkludert frokost. 

 

Veilederen har som formål å bidra til bredere og større konkurranse om offentlige kontrakter i hotellbransje, samt sikre kompetanseoverføring mellom offentlige innkjøpere, blant annet ved at veilederen kan benyttes av andre offentlige innkjøpere. 

 

Gjennom arbeidet med veilederen har det vært bred involvering fra oppdragsgiver- og leverandørsiden, gjennom blant annet høringsrunder. 

 

Det gjøres oppmerksom på at veilederen ikke omfatter kurs- og konferansefasiliteter. 

Det kan gjøres individuell booking for inntil 9 personer ved avrop/bestilling. 

 

Veilederen er avgrenset til konkurranser der oppdragsgivere benytter reisebyråleverandør/-portal. Oppdragsgivere som ikke har behov for å avrope/bestille gjennom reisebyråportal, men gjør sine avrop/bestillinger direkte til hotellet, kan bruke veileder på øvrige punkter.

 

Oppdragsgiver må selv definere hvilken betalingsløsning som skal benyttes for betaling av rom/frokost.

 

Veilederen omhandler sentrale forhold oppdragsgiver bør vurdere ved utlysning av anbud. Eksempelvis forhold som påvirker konkurransen og avtaleforholdet. Det gjøres oppmerksom på at innholdet i veilederen ikke er uttømmende. 

1. Avtaletyper

Anbefalt avtaletype for anskaffelse av hotelltjenester rom/frokost er rammeavtale, fremfor kjøpsavtale. Ved en rammeavtale er Kundene ikke forplikter til å kjøpe et bestemt volum innenfor det enkelte område i avtaleperioden. Ut fra Oppdragsgiver behov velges enten:

  • Rammeavtale med én leverandør

  • Rammeavtale med flere leverandører (parallelle rammeavtaler). 

Ved parallelle rammeavtaler må avropsmekanisme fremkomme i avtaledokumentet. Eksempel på avropsmekanisme kan være:

 

Rammeavtalene er prioritert i henhold til følgende oppsett:

1. prioritet: Leverandør X

Hovedleverandør som alltid skal benyttes ved ledig kapasitet og når det er hensiktsmessig.

 

2. prioritet: Leverandør X

Benyttes dersom 1.prioritet ikke har kapasitet eller det ikke er hensiktsmessig av andre grunner.

Osv.

Med «hensiktsmessig» mener oppdragsgiver for eksempel nærhet til arbeidssted eller møtested.

2. Anskaffelses-typer

Anskaffelse av hotelltjenester – rom/frokost faller inn under Særlige tjenester, jf. Forskrift om offentlige anskaffer, vedlegg 2 (CPV koder 55100000–55410000). Anskaffelsene skal dermed gjennomføres etter del I og del II i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 og forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974.

 

For anskaffelser av hotelltjenester – rom/frokost kan følgende anskaffelsesprosedyrer være aktuelle å benytte:

-    Åpen tilbudskonkurranse

-    Begrenset tilbudskonkurranse

For mer informasjon om de enkelte prosedyrene, se Difi sin nettside.

3. Tildelingsstruktur

Valg av tildelingsstruktur påvirker i hovedsak to forhold: Pris og tilgang/kvalitet på leverandører.

Det er i utgangspunktet to ulike hovedalternativer med tanke på tildelingsstruktur:

1. Tildeling pr. lokasjon – leverandører gir tilbud pr. lokasjon angitt av oppdragsgiver

2. Kombinasjon av nasjonal og tildeling pr. lokasjon 

 

Alternativ 1: Tildeling pr. lokasjon

Tildeling pr. lokasjon vil åpne opp for at frittstående hoteller og mindre hotellkjeder får anledning til å levere tilbud. Tildeling pr. lokasjon tar i så måte i større grad hensyn til små og mellomstore bedrifter. Det kan også tenkes at enkelte mindre leverandører har gode priser og at dette er gunstig versus at de er underleverandør hos en større leverandør. Videre vil alle leverandørene stille likt i konkurransen og kunne konkurrere på de samme vilkårene.

 

Utfordringer med tildelingsstrukturen vil være å finne de «riktige» lokasjonene i forhold til oppdragsgivers behov, samt at avtalen vil kunne medføre noe mer avtaleoppfølging som følge av mange lokasjoner og leverandører. Det er en forutsetning av bestillinger gjøres via reisebyråportal, for å sikre avtalelojalitet. 

 

Alternativ 2: Kombinasjon av nasjonal og tildeling pr. lokasjon

En kombinasjon av nasjonal tildeling og tildeling pr. lokasjon vil være hensiktsmessig for oppdragsgivere som av ulike årsaker har behov for å få avtaledekning på rom/frokost på landsdekkende basis. En kombinasjon vil kunne gjøre det mulig for små og mellomstore bedrifter å inngi tilbud, samtidig som det vil sikre en effektiv avtaleforvaltning. 

4. Kvalifikasjonskrav

Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som stilles til leverandører som ønsker å delta. Følgende kvalifikasjonskrav anses som relevante i forhold til tjenesten omfang. Det kan også stilles kvalifikasjonskrav knyttet til miljø. Dette er redegjort for under punkt 9:

Registrering og autorisasjoner m.m

Miljøstandarder

eBevis

eBevis er en tjeneste som er laget for å kunne forenkle utveksling av dokumentasjonmellom leverandører og det offentlige. Formålet er å gjenbruke informasjon som det offentlige allerede er i besittelse av. Ved hjelp av samtykkeløsningeni Altinn eller via hjemmel, vil informasjonen kunne hentes direkte fra datakilden. Gjennom eBevis kan oppdragsgiver hente inn offentlig dokumentasjon som dokumentasjonsbevis for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene i en konkurranse.

Kvalifikasjonskrav

Det kreves kompetanse og systemer som sikrer at ytelsen kan utføres med lave miljøbelastninger og høy grad av sikkerhet. Dette gjelder både den transporten som skal skje og arbeidet som skal utføres. 

Dokumentasjon

Sertifisering iht. ISO 14001, EMAS eller miljøfyrtårn, eller andre miljøledelsesstandarder basert på relevante europeiske eller internasjonale standarder sertifisert av organer som overholder felleskapets regelverk eller relevante europeiske eller internasjonale standarder vedrørende sertifisering. Dersom tilbyder ikke har en slik sertifisering kan annen dokumentasjon på tilsvarende miljøledelsestiltak godtas.

5. Utforming av kravspesifikasjon

I en konkurranse kan Oppdragsgiver stille kvalifikasjonskrav, obligatoriske krav og evalueringskrav. Et kvalifikasjonskrav er krav til leverandøren som sådan, mens et obligatorisk krav er krav til tjenesten som skal leveres. Evalueringskrav er en betegnelse på krav til de enkelte vurderingstemaene i tildelingskriteriene. Tildelingskriteriene er de vurderingstemaene som avgjør hvem av tilbydere som skal vinne konkurransen. 

En forutsetning for å bli vurdert på evalueringskravene/tildelingskriteriene er at leverandøren tilfredsstiller de obligatoriske kravene og kvalifikasjonskravene. 

 

5.1 Obligatoriske krav

Et avvik fra kravene i kravspesifikasjonen vil ikke nødvendigvis medføre avvisning. Oppdragsgiver vil foreta en vurdering av størrelsen på avviket, og betydningen for Oppdragsgiver og for konkurransen. Det presiseres at et enkelt avvik kan være vesentlig. Vesentlige avvik vil føre til avvisning av tilbudet. 

Eksempler på obligatoriske krav til kvalitet som kanbenyttes er angitt i tabellen under:

5.2 Evalueringskrav

Oppdragsgiver må i den enkelte konkurranse vurdere hvilke tildelingskriterier som skal benyttes. Tildelingskriteriene er de kriteriene som Oppdragsgiver skal vurdere tilbudet etter. Kriteriene må være målbare og utformet slik at oppnåelsen av kriteriet bidrar til å skille de gode mot de mindre gode tilbudene.

 

Kvalitet og pris er ofte benyttet som tildelingskriterie i anskaffelse av hotelltjenester. Miljøkrav som tildelingskriterie vises til punkt 9.

Det kan være utfordrende å stille gode evalueringskrav til kvalitet for å skille mellom leverandørene. Alternativt kan kvalitet hensyntas gjennom obligatoriske krav i konkurransen. 

 

Eksempler på evalueringskrav til kvalitet er angitt i tabellen under:

6. Prismodell

Prisen defineres som pris pr rom/person og natt inkludert alle elementer oppdragsgiver har krevd i kravspesifikasjonen og leverandøren har tilbudt i sitt tilbud. 

 

I det åpne markedet varierer prisen på hotelltjenester med etterspørselen. Etterspørselen varierer gjerne med ukedagene, men den påvirkes også i stor grad av sesong, eventuelle større arrangementer og andre lokale forhold. 

 

De fleste hoteller har ulike kategorier av rom, eksempelvis brukes betegnelser som «standardrom», «forretningsrom», «suiter» og lignende. De ulike rommene har gjerne ulike kvaliteter og ulike priser. Som innkjøper må man definere hvilken kvalitet og hvilke «romkategorier» som skal inngå i avtalen. 

 

Det er også viktig å være bevisst på hvilken prismodell man velger og hvordan denne påvirker priser, tilgjengelighet og fordeler risiko mellom oppdragsgiver og leverandør. Som innkjøper har vi et ansvar for å tilrettelegge for god og sunn konkurranse. Dette innebærer balanserte vilkår og gjennomtenkte konkurranser og kontrakter. 

 

Som oppdragsgiver er man ofte tjent med å bære risiko for forhold som påvirker prisutviklingen. Dette innebærer en aksept for at disse forholdene vil endre seg i løpet av avtalens varighet. Alternativet til dette vil være at leverandøren må ta risikoen for denne utviklingen. Denne risikoen vil normalt medføre at leverandøren tar et påslag i prisen for å bære risikoen.

 

Slik er det også i markedet for hotelltjenester. Over tid vil man i de fleste tilfeller oppleve gjennomsnittlig lavere pris ved såkalte dynamiske priser enn ved faste priser. Markedsundersøkelser foretatt i forbindelse med utarbeidelse av denne veilederen peker i samme retning. En dynamisk pris innebærer at prisen du tilbys flyter med markedsprisen. Det er vanlig at man i avtalen har avtalt en fast rabatt på den til enhver tid gjeldende prisen på det åpne markedet. Den dynamiske prisen kan kombineres med en avtalt maksimalpris.

 

Last Room Availability (omtalt som LRA) er faste priser. Disse skiller seg fra de dynamiske prisene ved at man som oppdragsgiver har tilgang på rom til den samme faste prisen helt til alle rom (i avtalte kategorier) er fullbooket. Dette sikrer høy grad av forutsigbarhet for oppdragsgiver, men den faste prisen vil trolig være høy sammenlignet med markedspris i perioder med lavere «trykk» i markedet. I perioder med høyere «trykk» i markedet kan den faste prisen være lavere enn markedspris.

 

En tredje prismodell er såkalt Non Last Room Availability (omtalt som NLRA). Dette innebærer faste priser inntil en viss belegningsgrad på hotellet. Det er noe ulike regler for beregning av dekningsgrad, men felles for alle NLRA-betingelser er at hotellet kan øke prisen når belegget på hotellet når visse nivåer. En NLRA-pris vil oftest være lavere enn LRA, men det innebærer økt usikkerhet for den enkelte oppdragsgiver.

 

Vi vil nedenfor beskrive de tre ulike prismodellene og belyse egenskaper/effekter av den enkelte modellen.

Dynamisk/flytende prismodell

Rabattert prosentsats av normalpris på alle romkategorier. 

Avtalepris er alltid tilgjengelig når det er ledige rom. Prisene vil være flytende og se ulike ut hele tiden. Prisene blir påvirket av når bookingen blir foretatt, hvilke dager man overnatter og hvilken periode i året man skal bo. 

 

Fordeler:

  • Over tid den laveste prisen (?)

  • Ikke nødvendig med prisjusteringer.

 

Utfordringer:

  • Uforutsigbarhet hva gjelder pris.

 

Annet:

  • Bør kombineres med virksomhetsinterne tiltak for å sikre at rom bestilles tidlig.

  • Vurdér å kombinere den dynamiske prisen med en maksimalpris (NLRA eller LRA).

  • Den enkelte oppdragsgiver må vurdere lovligheten av å benytte dynamiske/flytende priser. Se nærmere om denne problemstillingen nedenfor (under punktet «Evaluering av pris»). 

 

Last Room Availability (LRA)

Fastprisavtale.Garantert avtalepris til og med siste ledige rom i den/de avtalte romkategoriene.

 

Fordeler:

  • Enkelt å evaluere.

  • Enkelt å administrere / følge opp.

  • Gir forutsigbar pris og god tilgjengelighet.

 

Utfordringer:

  • LRA-pris er noe høyere enn NLRA da man «kjøper seg opp» mulighet til garantert rom i avtalt romkategori

 

Non Last Room Availability (NLRA)

Fastprisavtale, men med restriksjoner i perioder med høy etterspørsel («block-out datoer»). 

 

Fordeler:

  • Lavere fastpris enn LRA.

 

Ulemper:

  • Mer uforutsigbar pris og tilgjengelighet enn ved LRA. 

  • Færre rom tilgjengelig for salg til avtalt pris. 

 

Annet:

  • Romprisene stenges ikke manuelt, men elektronisk basert på statistikk og prognoser.

 

Evaluering av pris

Hvordan evalueringen av tildelingskriteriene skal gjøres bør beskrives i konkurransegrunnlaget. Det er naturlig at pris pr rom/natt legges til grunn ved evalueringen av pris. Dette gjelder både for LRA og NLRA.

 

I selve prisevalueringen benyttes gjerne matematiske formler. Se eventuelt nærmere generell veiledning om tilbudsevaluering på www.anskaffelser.no.

For dynamiske/flytende priser er prisevaluering mer utfordrende da det ikke eksisterer én pris som kan legges til grunn for evalueringen. Maksimalprisen som er omtalt ovenfor kan trolig legges til grunn, men den skal normalt sett sjelden anvendes.Som beskrevet ovenfor må den enkelte oppdragsgiver vurdere lovligheten av å benytte dynamiske/flytende priser. Sentrale stikkord i denne vurderingen er a) hvordan evalueringen av tilbud og valg av leverandør skal gjøres, og b) hvordan kan vi som oppdragsgiver være sikker på at vi har valgt det beste tilbudet når prisen varierer gjennom avtalens løpetid?

7. Seriøsitetsbestemmelser i form av kontraktskrav

Utfordringer med arbeidslivskriminalitet innenfor en rekke bransjer, krever nye og effektive tiltak. Et viktig tiltak er at kontraktene inneholder krav som hindrer at useriøse aktører kommer inn i kontraktene, og sanksjoneres ved mislighold. Seriøsitetskrav omfatter dels forhold som etter regelverket må kontraktreguleres, og dels bestemmelser som anbefales brukt.

 

Lønns- og arbeidsvilkår

Ansatte hos Leverandør og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som er i samsvar med Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. 

 

Siden 1. januar 2018 gjelder forskrift om allmenngjøring av tariffavtale for overnattings, serverings- og cateringvirksomhet (Riksavtalen). Forskriften innebærer en generell minstelønn for alle ansatte innenfor overnatting, servering og catering. Det ikke er ikke tillatt å lønne under forskriftens minstelønnssatser.  Forskriften gjelder for alle arbeidstakere som utfører arbeid innenfor overnattingsvirksomhet, serveringsvirksomhet, cateringsvirksomhet og lignende. Det har ingen betydning for kravet om arbeidstakeren er norsk eller utenlandsk, organisert eller uorganisert. Det har heller ingen betydning om arbeidstaker er fast eller midlertidig ansatt eller arbeider hel- eller deltid. Ekstrahjelper er også omfattet.

 

På forespørsel skal Leverandør og eventuelle underleverandører dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom Leverandør eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår, innebærer dette mislighold av avtalen.

 

Dersom leverandøren, etter gjentatte henvendelser, misligholder sine forpliktelser i henhold til dette punktet og ikke viser vilje til å få forholdet i orden innebærer dette vesentlig mislighold av avtalen.

 

Lærlinger

Leverandører skal være tilknyttet en lærlingordning og lærlinger skal delta i utførelsen av kontraktarbeidet i tjenestekontrakten. Kravet kan oppfylles av leverandøren eller en eller flere av hans underleverandører.Plikten gjelder når kontraktens hovedelement omfatter arbeider der det er relevant å benytte arbeidskraft med fag- eller svennebrev.

 

Leverandøren skal ved oppstart, og på anmodning under gjennomføringen av kontraktarbeidet, dokumentere at kravene er oppfylt.

Ved avslutning av kontrakten skal det fremlegges oversikt over antall timer utført av lærlinger. Timelister skal fremlegges på anmodning. 

 

Kravet gjelder ikke dersom Leverandøren kan dokumentere reelle forsøk på å inngå lærekontrakt uten å lykkes. Tilsvarende gjelder dersom Leverandøren har inngått lærekontrakt, men på grunn av forhold som skyldes lærlingen ikke kan benytte vedkommende under leveransen.

 

Oppdragsgiver må gjennomføre nødvendig kontroll av om krav om bruk av lærlinger overholdes. Ved brudd på plikten skal leverandøren rette forholdet innen den frist oppdragsgiver fastsetter. Der Leverandøren selv oppdager brudd på plikten, skal leverandøren uten opphold opplyse oppdragsgiver om forholdene og rette forholdene innen den frist oppdragsgiver fastsetter. Dersom forholdene ikke kan rettes, kan oppdragsgiver be om prisavslag.

 

Vesentlig mislighold som ikke blir rettet innen en rimelig frist gitt ved skriftlig varsel fra oppdragsgiver, kan påberopes av oppdragsgiver som grunnlag for heving.

 

Type lærlinger hos hotell: kokk, resepsjonist, servitør i frokostsal, kontor.

8. Universell utforming

Universell utforming kan eksempelvis hensyntas i kontrakten ved å benytte følgende tekst:

«Det stilles ikke et absolutt krav til at tilbudte lokaler skal være universelt utformede. Dette skyldes en helthetsvurdering hvor markedssituasjonen bl.a. er vurdert mot hensynene universell utforming er ment å ivareta. Oppdragsgiver vil inngå rammeavtaler med flere tilbydere. Universell utforming vil kunne inngå i den enkelte kundes hensiktsmessighetsvurdering ved bestilling av hotelltjenester – rom/frokost. I den forbindelse bes det om redegjørelse av tilbyders grad av universell utforming i tilbudet.» 

 

Det er her ønskelig at tilbyder redegjør for tilbyders grad av universell utforming. Med dette menes eksempelvis en kort redegjørelse av hvordan hotellet er tilpasset funksjonshemmede, herunder fremkommelighet, hvordan rommene er utformet i forhold til bruk av rullestol etc. Videre kan redegjørelsen også omhandle antall rom for allergikere, om brannalarmer er tilpasset syns- og hørselshemmede osv. 

 

I en konkurranse vil dokumentasjonen bli behandlet som utvidet informasjon til tilbyder tilbud, og ikke et obligatorisk- eller evalueringskrav.  

9. Miljøkrav

Som oppdragsgiver har man et ansvar for både lokalt og globalt å være med å hindre miljøskade og være med å redusere klimautslipp, i tillegg til å oppfylle lovens krav. Det er dette behovet for ansvar og oppfyllelse av forpliktelser som gjør miljøkrav relevante i en anskaffelse. I veilederen vil vi vise ulike varianter av krav og hva som blir ulikt ettersom hvordan kravene stilles.  

 

Det kan være enkelt for en oppdragsgiver å lene seg på en tredjepartssertifisering av miljø. Det finnes mange sertifiseringsordninger og standarder som har ulike sett med krav. Ofte medfører en slik ordning merkostnad for leverandøren, som uansett kan ha overoppfylt kravene uten å være sertifisert. Derfor ønsker denne veilederen å fokusere på at arbeidet med miljøhensyn og reduksjon av klimautslipp kan dokumenteres på flere måter enn én spesifikk ordning. 

 

Siden denne veilederen er laget for å også kunne brukes for også store, nasjonale anskaffelser hvor man ønsker å få tilgang på flest mulig leverandører, er de foreslåtte kravene satt på et generelt nivå, og ikke satt for å drive videre innovasjon på miljø. Det oppfordres allikevel til å se på oppdragsgivers behov og lokale forhold slik at man kan sette strengere krav i den enkelte anskaffelsen.

a) Miljø som kvalifikasjonskrav

Kvalifikasjonskrav er krav man stiller for å sikre at leverandørene er egnet til å oppfylle kontraktsforpliktelsene i hele perioden. Dersom oppdragsgiver ønsker å benytte miljø som kvalifikasjonskrav vil følgende krav bli angitt i veilederen:

  • Leverandøren skal ha systemer for å minimere miljøbelastningen av driften (oppdragsgiver velger selv om og evt. hvilke av disse som brukes i den aktuelle konkurransen):

    • En overordnet miljøstrategi

    • Et system for måling og oppfølging av strømforbruk

    • Et system for måling og oppfølging av kildesortering

    • Et system for måling og oppfølging av kjemikalieforbruk

    • Et system for måling og oppfølging av vannforbruk
       

  • Dokumentasjonskrav

    • Leverandørens egen beskrivelse av miljøledelsestiltak relatert til kravene.

 

b) Miljø som minimumskrav

Oppdragsgiver kan velge å stille minimumskrav til miljø. Med minimumskrav menes obligatoriske krav som leverandøren må kunne oppfylle for å delta i konkurransen. Følgende krav kan tenktes å benyttes som minimumskrav:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

c) Miljø som kontraktskrav

Dersom oppdragsgiver ønsker å stille kontraktskrav tilknyttet miljø, vil følgende krav foreslås i veilederen:

•       Leverandøren skal jobbe systematisk og kontinuerlig med å redusere miljøbelastningen av de ytelser kontrakten omfatter.

 

d) Miljø som tildelingskriterie

Miljø kan også være et tildelingskriterium. Tildelingskriterier er de konkurransekriteriene oppdragsgiver vurderer tilbudene etter. Kriteriene skal være objektive og i tilknytning til leveransen. Hervurderes miljø til å være lite egnet som tildelingskriterium for effektiv konkurransegjennomføring i denne type anskaffelse, da man anser minimumskrav til å ha en sterkere og tydeligere effekt enn tildelingskriterier.